Как правильно составить

Конкретную форму акта каждое предприятие может разрабатывать самостоятельно – единого стандарта здесь не существует. Чаще всего его составляют в форме списка либо в виде таблицы, в которой перечислены все виды оборудования и выполненные монтажные мероприятия. Первый вариант составления акта больше подходит для небольших организаций с малыми объемами заказа, второй – для более масштабных проектов, например, на предприятиях промышленности. При этом чем выше стоимость проекта, тем более сложной будет схема оформления акта.

Так, при монтаже большой партии заводского оборудования на крупном предприятии акт подписывают члены комиссии, состоящей из экспертов с обеих сторон (со стороны заказчика и со стороны исполнителя). В самом документе при этом будут прописаны мельчайшие подробности (вплоть до заводских номеров каждого монтируемого элемента и каждого действия установщиков).

Но в какой бы форме ни был составлен акт, он в обязательном порядке должен содержать:

  • название документа (акт);
  • дату оформления и место (город);
  • сведения об основном договоре, заключенном между подрядчиком и заказчиком (№ договора и дату его подписания);
  • информацию об участниках отношений (с реквизитами);
  • перечень установленного оборудования;
  • перечисление фактически выполненных монтажных мероприятий;
  • итоговую стоимость работ.

После указания всех необходимых данных стороны подписывают документ.

Структура документа

Как и любая другая бумага, имеющая свободную форму, акт монтажа состоит из трех основных элементов:

Вводного

Здесь указывают наименование самой бумаги (по центру в самом верху), номер и дату основного договора, к которому она относится, место заключения акта и срок его выполнения.

Основного

Этот раздел, как правило, самый большой, так как в нем содержатся все необходимые сведения:

  • в первую очередь, информация о заказчике. Если это организация/предприятие, то в акте указывают ФИО и должность ее представителя. Также важно указать документ, дающий лицу право представлять организацию (например, доверенность);
  • здесь же размещаются сведения о подрядчике (исполнителе монтажных работ). Требования в данном случае такие же, как и с принимающей стороной;
  • также в основной части подробно прописывают, какое оборудование и в какие сроки было установлено, стоимость выполненных работ;
  • указывается количество экземпляров составленного документа. Также по желанию здесь могут быть прописаны сведения о проведении подрядчиком инструктажа по эксплуатации установленного оборудования или передаче заказчику соответствующей инструкции.

Заключительного

Эта часть состоит из подписей сторон.

Важно! Если по основному договору заказчиком была произведена предоплата работ и услуг, то информация об этом также должна быть отражена в документе. Также в этом случае к акту прикладывается соответствующий счет.

Ниже представлен образец пустого бланка акта установки оборудования:

Электронный вариант оформления

Как и любой документ, акт монтажа оборудования требует отражения в программе 1С. Здесь его сохраняют во вкладке «Продажи» в пункте «Реализация (акты, накладные)». Далее в разделе «Услуги» – «Акт». При внесении данных об акте программа автоматически проставит текущую дату. Бухгалтеру же необходимо будет указать сведения об организации, выполнявшей монтажные работы, и номер основного договора. Также при внесении сведений обязательно должна быть указана сумма предоплаты (при ее наличии) и документ, подтверждающий ее проведение.

После заполнения основных данных путем нажатия вкладок «Добавить» или «Подбор» в электронный документ вносятся сведения о том, какие именно работы и в каком объеме были произведены. В завершение при заполнении указывается стоимость работ без налога на добавочную стоимость (НДС система просчитывает автоматически), проставляются отметки о реквизитах и подписях сторон.

После этого документ проводят и сохраняют. Правильность размещения и заполнения электронного акта позволит проверить вкладка «Дт/Кт».

Акт установки оборудования на фундамент

Некоторые виды оборудования нуждаются не только в монтаже, но и в установке на фундамент или иные специальные конструкции. То есть перед установкой оборудования требуется возведение специальных конструкций – фундаментов, стен и др.

На каждом этапе подготовки к монтажу оборудования и самого монтажа необходимо составлять подтверждающие проведенные работы акты, которые потом хранятся на предприятии. Некоторые формы актов имеют унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Так, акт о приеме-передаче оборудования в монтаж имеет унифицированную форму ОС-15, а акт о выявленных в процессе монтажа дефектах унифицированную форму ОС-16. Однако их использование не является обязательным – компания вправе решить самостоятельно, разработать собственные или использовать унифицированные формы.

За основу для разработки документов могут быть использованы унифицированные формы, дополненные необходимыми реквизитами. Формы, которые будут использоваться в работе, необходимо закрепить в учетной политике организации.

До начала монтажа самого оборудования, если предполагаются подготовительные работы в виде возведения или установки специальных конструкций, перегородок, фундамента – необходимо проверить их готовность. Сама установка оборудования состоит из закрепления на специальные конструкции, фундамент, подключение к электросетям, специальным панелям управления, полной подготовки к работе с оборудованием.

Оформление установки оборудования

После окончания всех работ составляется специальный акт установки оборудования (образец мы приведем в конце статьи). Акт будет являться подтверждением завершения работ, отсутствием претензий со стороны заказчика.

В акте целесообразно отразить следующую информацию:

  • Дату составления акта (приема работ по установке оборудования);
  • Состав комиссии, принимавшей работы по установке оборудования (с указанием должности, ФИО);
  • Наименования, идентифицирующие данные оборудования (присвоенный заводской номер, номер маркировки и т.д.);
  • Информацию об отсутствии ошибок, отклонений при установке;
  • Даты начала и окончания работ по установке.

В акте также стоит зафиксировать, соответствует ли оборудование проектной документации, присутствуют ли в комплекте все необходимые детали, документы и т.д. Если оборудование не соответствует заявленным параметрам, имеются какие-либо отклонения, стоит это отразить в составленном документе.

Если в процессе установки оборудования будут выявлены какие-либо дефекты или несоответствия, целесообразно составить отдельный акт. Такой акт имеет унифицированную форму ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования».

Акт установки оборудования подписывают все члены комиссии, участвующие в приемке произведенных работ. Как правило, в комиссию, которая осуществляет приемку установленного оборудования, могут входить представитель компании-заказчика, представитель исполнителя (если услуги по монтажу оказывала сторонняя компания — подрядчик), представитель строительной компании (если перед установкой осуществлялись возведение фундамента, специальных конструкций). Скачать пример акта по установке оборудования вы можете ниже.

Акт установки оборудования

В случае, когда организация пользуется услугами по монтажу каких-либо устройств, пригождается акт установки оборудования.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта установки оборудования .docСкачать образец акту становки оборудования .doc

Не имеет значения, переносное монтировалось устройство или нет. Его вид тоже не важен. Это могут быть компьютерное обеспечение, холодильные агрегаты, верстаки, компрессоры, металлообрабатывающие и деревообрабатывающие станки, сварочное оборудование и т.д.

Важно то, что две организации (или компания и частное лицо, или два частных лица) заключили договор, по которому одна из них предоставляет этого рода услуги, и все пункты договора устраивают представителей обеих сторон.

Акт имеет силу только вместе с соответствующим договором. Это своего рода свидетельство того, что работы действительно были проведены. И проведены так, что результат устроил заказчика.

Стороны, которые составляют акт, переименовываются в «Заказчика» и «Подрядчика». Подрядчиком при этом зачастую является поставщик упомянутого оборудования.

Составные элементы акта

Как и всякий документ свободной формы, бумага имеет три основных раздела:

  • вводный;
  • основной;
  • заключительный.

В вводной части расположены основные данные относительно наименования самого документа (надпись располагается в самом верху бумаги, посередине), того, к какому из договоров он относится (с упоминанием о его номере и датировке), места заключения акта (город, в котором он составляется и подписывается), срока. Больше всего информации содержится в основном разделе. В нем описывается:

  • Кто является заказчиком. Если это организация, то прописываются ФИО представителя организации и его должность. Важен также документ, на основании которого сотрудник организации действует.
  • Кто исполнитель установки (подрядчик). Если это организация, то также прописывается ФИО ответственного за установку лица со ссылкой на полагающиеся документы (устав, доверенность и пр.).
  • Договор подряда, который был ранее заключен – его дата и номер.
  • Какое именно оборудование и в какие сроки устанавливалось.
  • Сумма, на которые были произведены работы. Если организация работает с НДС, то прописывается и этот параметр.
  • Сколько денежных средств должно переводиться на счет подрядчика за выполненную работу.
  • Сколько экземпляров документа составлено.


Заключительный раздел состоит из названий организаций, их реквизитов и подписей ответственных лиц.

Куда заносятся данные из него

Если бухгалтерский учет ведется организацией в программе 1С, то законом предусмотрено сохранение этого типа документов в журнале «Документы продажи» на индивидуальной, обособленной странице.

Что касается программы 1С, то для составления этого рода документа выбирается вкладка «Продажи». Далее нажатием выбирается пункт «Реализация (акты, накладные)». Далее в «Услугах» — «Акт». Программа автоматически проставляет текущую дату. Бухгалтеру остается только заполнить название компании или частного лица, которые были привлечены к выполнению работ по установке оборудования в качестве подрядчика. Также обязательно для заполнения поле «Номер договора».

Важный момент! Если по договору была предусмотрена и произведена предоплата, то к бумаге прикрепляется счет, который упоминается в основной части акта.

После заполнения основных данных нажатием вкладок «Добавить» или «Подбор» заполняются данные о том, какие работы были произведены, когда и в каком объеме. Последней операцией при электронном заполнении документа является прописывание стоимости работ. НДС высчитывается автоматически. Ставятся отметки о реквизитах и существующих подписях сторон. После завершения формирования акта необходимо его сохранить, провести и закрыть. Убедиться в том, что все получилось, поможет вкладка «Дт/Кт».