Содержание

Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.

Успех командировки руководителя во многом зависит от того, насколько комфортно он будет чувствовать себя во время деловых встреч и переговоров, а также во время переездов между пунктами назначения.

Поэтому секретарь должен поэтапно и детально проду­мать подготовку деловой поездки своего руководителя.

План подготовки командировки руководителя:

  1. Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы встречи, места посещения, координаты представителей прини­мающей стороны.

  2. Разработать проект программы пребывания, согласовать его с руководителем и с принимающей стороной.

  3. Заказать билеты, в том числе — обратные.

  4. Забронировать номер в отеле.

  5. Составить контрольный список необходимых для поезд­ки личных и служебных документов.

  6. Подготовить документы по списку.

  7. Вместе с руководителем проанализировать подготов­ленные документы, доработать их, если будут замеча­ния, сделать несколько ксерокопий документов, оста­вить себе по одной ксерокопии каждого документа.

  8. Оформить выездные документы руководителя, выписать ему командировочное удостоверение.

  9. Сделать ксерокопии заграничного паспорта и страхово­го медицинского полиса руководителя, оставить себе по одной ксерокопии каждого документа.

  10. Подготовить бланки документов, визитные карточки, блокнот, ручку и другие необходимые руководителю принадлежности.

  11. Продумать список подарков и сувениров, приобрести их.

  12. Получить указание руководителя о неотложных делах, которые необходимо сделать в его отсутствие.

  13. В случае необходимости отменить встречи руководи­теля, назначенные на дни его пребывания в командиров­ке.

  14. За день до отъезда сделать контрольный звонок предста­вителю принимающей стороны и спросить, нет ли изме­нений в программе пребывания.

  15. Накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.

  16. Организовать проводы руководителя (лично или отдав распоряжение водителю), подтвердить принимающей стороне его отбытие (например, сообщить номер рей­са, время вылета, название авиакомпании, ориентиро­вочное время прибытия).

  17. Организовать встречу руководителя по возвращении.

  18. К возвращению руководителя подготовить информа­цию о событиях, которые возникли во время его отсут­ствия. План подготовки командировки руководителя может варьироваться в зависимости от масштаба организации и должностных обязанностей секретаря.

Предварительная программа командировки обычно со­держит следующую информацию:

  • расписание на каждый день командировки (точное вре­мя, день, месяц отправления и прибытия на вокзалы и аэропорты, деловые встречи, культурные мероприя­тия, деловые и неформальные визиты);

  • список запланированных деловых встреч руководите­ля;

  • информацию о гостиницах, где забронированы номе­ра;

  • адреса всех посещаемых мест и проезд к ним;

  • имена и фамилии лиц и названия организаций, с кото­рыми планируется установить деловые связи (эта инфор­мация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, в ней указываются названия организаций и деловых партнеров, адреса, телефоны, а в некоторых случаях — и более подробная информация

Подготовка предварительной программы

Подготовка предварительной программы обычно начи­нается с перечисления фиксированных или так называ­емых «критических» событий (время и место проведе­ния которых заранее жестко определено).

В зависимости от фиксированных событий следует пла­нировать весь график деловой поездки руководителя.

При организации длительной (продолжительностью от 2-3 дней) поездки руководителя секретарю следует составить две программы: подробную и краткую.

В подробной программе поездка руководителя должна быть расписана детально.

Краткая программа по сути представляет собой план-схему поездки, в ней указывается время, имена, телефо­ны, адреса. Ее рекомендуется оформлять на маленьких ка­таложных карточках — обычно по одной карточке на один день поездки, для того чтобы руководитель мог каж­дый день класть по одной карточке в бумажник или кар­ман.

Для составления предварительной программы поезд­ки руководителя могут понадобиться:

  • справочные данные о разнице во времени в разных стра­нах и городах;

  • расписание воздушного и железнодорожного транспор­та;

  • информация об отелях города или страны.

В зависимости от специфики и размера предприятия се­кретарю иногда требуется составлять несколько экземп­ляров предварительной программы деловой поездки ру­ководителя.

Если командировка руководителя внеплановая, то секретарь обязан оповестить людей, приглашенных на отменяющийся прием. Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передает заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же возникли проблемы или срочные вопросы, которые может решить только руководитель, секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе полученных указаний организовать их исполнение.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше внимания вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.п. При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Контрольные вопросы по теме

Что такое цель командировки

Цели поездок работников, занимающих различные должности, будут отличаться: задачи инженера и бухгалтера определенно не могут быть одинаковыми. Цель командировки в командировочном удостоверении и примеры ее оформления, приведенные далее, помогут правильно составить документы, связанные с выездом.

Законодательство РФ регулирует вопросы, связанные со служебными выездами, в таких нормативных актах, как:

  • ТК РФ, глава 24, в частности, статья 166, определяющая правовую регулировку проблем, относящихся к тематике;
  • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, устанавливающее подробно алгоритм направления в командировки и определение их результативности;
  • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, содержащее формы приказов по направлению в командировки.

Задание составляется в соответствии с производственными потребностями. Правильные формулировки дадут возможность работодателю не рисковать тогда, когда поставленная цель не достигнута. Например, задание «подписать соглашение о взаимодействии» звучит ясно, а вот «оценить возможность подписать соглашение о взаимодействии» может иметь отрицательный результат, а цель будет достигнута.

Таким образом, цель поездки — это четкий детальный перечень задач, подлежащих исполнению работником, направляемым по решению работодателя для выполнения конкретных функций вне места нахождения нанимателя.

Обязательна ли цель командировки

С 2015 года внесены поправки в Постановление 749, по которым законодатель впрямую не определил в качестве обязанности работодателя установку целей поездки. Это значит, что руководитель может не ломать голову над формулировками служебного задания с указанием целей выезда, и задача типа «направляю разобраться» может быть дана в устной форме. Соответственно, отменено командировочное удостоверение.

В связи с этим актуальным становится вопрос необходимости указывать цель. При отсутствии последней могут возникнуть отрицательные последствия для любой из сторон трудовых правоотношений, к примеру, отказ в оплате командировочных и наложение дисциплинарного взыскания (в случае, когда человек поехал для выполнения определенных задач нанимателя, он должен предоставить детальный отчет). Ошибочные формулировки или отсутствие цели как таковой может повлечь признание выезда контролирующими органами недействительным, как следствие — обложение затрат НДФЛ и страховыми выплатами.

Следовательно, предпочтительным для работодателя вариантом является наличие оформленного задания.

Что это такое

Общее понятие цели командировки для рабочего регламента – это выполнение служебных обязанностей соответственно должности представителя организации с целью улучшить процесс развития предприятия.

Основанием в документальном виде для такого процесса является распоряжение от самого руководителя в форме составленной служебной записки.

Целями командировок нельзя признать осуществление каких-либо должностных обязанностей в пути следования к месту назначения по командировочному приказу.

Работа только по прибытию на место назначения будет признаваться выполнение целей и задач по командировке.

Ранее, до января 2019 года (на основании постановления правительства России № 1595 от 29 декабря 2019 г.), цель излагалась строго в служебном задании.

Теперь, уже почти как год, цели полагается прописывать в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по форме № Т-9, Т-9а, а также в произвольном вариант (ч. 1 ст. 8 и ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Такое правило рекомендуется выполнять согласно п. 3 Положения о командировках. Хотя это не обязанность кадровика, главное, чтобы была служебная записка и согласие работника поехать в командировку, оформленное заявлением.

Некоторые бухгалтеры негосударственных юридических образований пользуются разрешением Роструда (три письма – № 2-ТЗ от 9 января 2013 г., № ПГ/1487-6-1 от 14 февраля 2013 г. и № ПГ/10659-6-1 от 23 января 2013 г.) издавать приказы в произвольной форме, где и цели могут прописывать в самом тексте документа.

Какие бывают

Как крупные, так и мелкие компании могут использовать командировкик для того, чтобы улучшить качество работы своих подчиненных, перенять опыт высококвалифицированного специалиста, расширить сферу влияния своего предприятии, заручиться сотрудничеством и подписать стоящие договора и т.д.

Каковые бы ни были цели, их можно разделить на общие служебные поездки и профильные. К общим относятся следующие цели и задачи, которые возлагаются для выполнения на командируемого:

  • закупка сырья, товаров, оборудования или комплектующих;
  • ведение переговоров для заключения договора между предприятиями – для подчиненных, работающих с клиентами, являющимися юридическими лицами, для начальников отделов и директоров компании;
  • решение юридических и правовых спорных вопросов с привлечением специалиста – юриста компании;
  • маркетинговые исследования на новых перспективных для предприятия территориях;
  • завоевание рынков и иное развитие бизнеса;
  • участие в научно-исследовательской конференции, тесно связанной с работой учреждений, организации или предприятия;
  • когда требуется перенять навыки и умения от каких-либо специалистов другой фирмы или компании, тогда цель командировки обмен опытом.

Если на предприятии практикуются регулярные поездки и даже имеется свой график командировок, то обычно в такой организации есть необходимость осуществлять какие-либо проверки работы своих филиалов.

Или же есть партнерские договора с другими фирмами, которые предполагают регулярное присутствие специалиста, оказывающего услуги по договору сотрудничества.

Так, к узко профильным командировочным поездкам можно отнести следующие направления:

  • проверка качества работы структурных подразделений крупного холдинга или корпорации в других регионах России;
  • проведение внутриучетной бухгалтерской, аудиторской, кадровой, технической или иной проверки;
  • передача знаний молодому поколению специалистов предприятия;
  • плановое обслуживание оборудования на филиалах этого же предприятия, либо на территории организации, заказавшего такую услугу (к примеру, наладка станочного оборудования в цехах мебельной фирмы);
  • осуществление обязанности водителя при перевозке сотрудника в командировку, когда перемещение с основного места работы в другой пункт происходит на служебном транспорте – в этом случае командируются два человека – водитель и сотрудник, генеральный директор.

Целями может быть также подготовка к открытию нового подразделения, отделения компании, филиала или дочернего предприятия.

Точно так же и при реструктуризации или ликвидации какого-либо филиала предприятия иногда приходится отправлять бухгалтера или юриста в другой регион, где находится отделение или филиал.

Это делает обычно для того, чтобы могли бы быть проведены все проверки, подготовлены в надлежащем виде отчеты и другие документы.

Можно ли отказаться от командировки в другой город, вы можете узнать в статье: как отказаться от командировки.

Как оформить командировку в выходной день, описывается в этой статье.

Примеры

Примерами целевых командировочных назначений могут послужить следующие варианты, которые можно распределить в сводной обзорной таблице:

ДолжностьПримеры ситуацийЦель командировочной поездки
РуководительпредприятияОткрытие новогопроекта.Переговоры с подрядчиками и другими поставщиками товаров и услуг с целью заключения с ними долгосрочных контрактов.
Участие в ходе ревизионной проверки филиала.Когда выявлены серьезные нарушения в ходе проверки сотрудниками КРУ на подразделении предприятия, находящемся в другом городе или регионе, и требуется присутствие руководителя по урегулированию всех спорных ситуаций и моментов.
Поиск новых возможностей для развития бизнеса.Встречи с потенциальными партнерами существующего предприятия, или задачи создать и реализовывать новые бизнес проекты.
Открытие нового структурного подразделения, отделения или филиала.Например, если в соседнем городе открывается еще один завод, входящий в концерн или корпорацию.
Главный бухгалтер организацииПроверка бухгалтерии в филиале или подразделении.Проведение плановой проверки внутриорганизационного учетного бухгалтерского контроля над правильным ведением налогового и бухгалтерского учета и отчетности.
Учет, аудит и создание новой базы данных на новом дочернем предприятии.Если руководитель еще не успел нанят бухгалтера для нового дочернего предприятия, то он может командировать для подготовки бухгалтерской основы и ресурсной базы данных.
Посещение для приемки дел.Когда бухгалтера переводят на другую должность или на другое рабочее место, которое находится в другом городе, то ему придется какое-то время поездить туда, чтобы принять все дела, отчеты и материальные ценности.
Повышение уровня квалификации в другом регионе.Приезд на какую-либо всеобщую конференцию, значимую для будущего предприятия и его правильного ведения бухгалтерского учета.
Начальник отдела кадровОбмен опытом и знаниями с другим кадровым специалистом.Приезд в другой город, где опытный кадровик, делиться всеми секретами и знаниями в отношении кадрового делопроизводства и трудового законодательства.
Смена места работы по переводу начальством подразделение фирмы, находящееся в другом городе.Передача кадровых дел для начальника отдела кадров также как и для бухгалтера не всегда может происходить в один день, если сотрудник назначается из другого города.
Юрист компанииРазрешение споров по земельным вопросам для филиала компании, где нет своего юриста.Если появились какие-то разногласия в отношении оформления земельного участка под строительство будущего здания филиала компании, тогда юриста могут отправить для урегулирования подобных дел.
Главный менеджер отдела продажПереговоры по поставкам товаров и заключение договоров.Встречи с поставщиками или производителями по вопросам заключения договоров по своевременной поставке товаров.

По большому счету все цели, которые имеют прямое отношение к служебным обязанностям и развитию бизнеса, рабочему процессу предприятия, все это может служить поводом для отправки человека в другой город или регион на короткий или длительный срок.

Так, цель командировки юриста примеры может показывать, какие угодно – от получения дополнительного образования или обмена опытом на другом предприятии, до судебных разбирательств и надлежащего нотариального оформления лицензии на осуществление той или иной деятельности филиала предприятия.

То же самое можно сказать и о других сотрудниках, которых понадобилось отправлять в поездку на другое рабочее место, где требуется временно выполнить свои обязательства в рамках трудового соглашения и в интересах предприятия.

Бухгалтер

Главный бухгалтер или просто бухгалтер на любой фирме или в организации юридической формы собственности – это всегда материально ответственное лицо, которое отвечает за разные ценности – материальные, имущественные, денежные.

Это говорит о том, что такой человек подотчетен в своем труде только на основном месте своей работы.

Именно поэтому зачастую компании, отправляющие своего бухгалтера в дочернюю или партнерскую компанию в другой город для формирования и подписания отчетной, а также платежной документации, практикуют оформление трудового договора по совместительству.

Трудовое законодательство не ограничивают граждан, на скольких рабочих местах они могут быть одновременно оформлены (ст. 282 ТК РФ).

А потому если бухгалтеру придется пребывать в командировке около месяца и более, тогда его трудовую деятельность в другом регионе страны или городе можно оформить в порядке совместительства.

Но командировки могут оформляться также и договором подряда ( (ст. 7 закона № 129-ФЗ от 21.11.1996 г., отредактированного 30.06.2003 г.).

Особенно, это касается тех ситуаций, когда бухгалтера хочет нанять совсем другая фирма, при согласии его начальства. Тогда оформляется командировка, а на месте прибытия фирма оформляет краткосрочный договор подряда.

Однако по такому договору бухгалтеру нельзя будет подписывать платежные и отчетные документы, а также сдавать и в налоговую не по месту своей прописки и основной работы Письмо ФНС РФ 8-11/18431 от 07.04.2003 г.).

Водитель

Если должность предполагает выполнение своих обязательств по трудовому договору, которые легко можно признать разъездной работой, тогда эти обязанности не считаются командировками.

Ведь они являются неотъемлемой частью профессии и должности (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Это относится к водителям, должностной обязанностью итак является непосредственное нахождение за рулем.

Но это только в пределах региона или той территориально-административной единицы местности, где зарегистрирован и проживает такой работник.

В случае, когда водителю необходимо покинуть регион или населенный пункт, где находится его контора, и нужно отвезти своего начальника в командировку, туда и обратно, на водителя в общем порядке оформляется приказ формы № Т-9 (ст. 166 ТК РФ).

Командирование водителей грузового транспорта осуществляется на тех же условиях, только их целью будет доставка грузов и принятие дорожно-транспортных накладных в соответствующем порядке.

Цели командировок не имеют фиксированного перечня в законодательных актах или кадровом делопроизводстве.

Они всегда будут отличаться между собой по назначению, должностным и обстоятельствам, которые требуют разрешения при помощи отправки сотрудника в другой город. Поэтому есть просто общие категории целей, по которые подходят более детальные случаи.

Но цель всегда должна указываться либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку, в независимости от того, кого направляют в поездку.

Служебное задание на командировку рассматривается в статье: служебное задание на командировку.

Про возвращение из командировки позже срока .

Как указывается командировка в выходной день в табеле учета рабочего времени, вы можете .

>Как правильно сформулировать цель командировки

Цель командировки — что это такое и где указывается

Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным аспектом является правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Данное распоряжение позволяет отправить сотрудника для выполнения служебного задания, направленного на получение предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование прописано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Задание формируется исходя из деловых потребностей предприятия.

Важно отметить, что правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков в случае, если цель командировки не достигнута. Например, формулировка «для подписания договора с компанией «Рога и копыта»» звучит однозначно, а формулировка «оценить возможность сотрудничества с компанией «Рога и копыта»» подразумевает отрицательный результат как один из вариантов достижения цели.

Какие бывают цели

Цели рабочей поездки могут носить различный характер и условно разделяться на универсальные и специальные:

  1. Универсальные направлены на развитие бизнеса компании и могут включать в себя поиск клиентов или привлечение инвесторов.
  2. Специальные цели могут быть различного характера и отражать необходимость предприятия в конкретный момент времени, например, участие в судебном деле.

Важно отметить, что любая цель должна носить конкретный характер и содержать в своей формулировке полную информацию о задании, то есть быть конкретизированной.

Цель командировки и примеры:

  • участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (прописывается предмет переговоров);
  • представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
  • проведение инспекции филиала (адрес филиала).

Цель для командированного лица также может быть прописана в служебном плане рабочей поездки, если этого требуют локально-нормативные акты организации. Директор или другое уполномоченное лицо составляет и подписывает данный документ. Сотрудник расписывается в плане после ознакомления с ним.

Кроме задания, план должен содержать информацию о месте или организации, куда был направлен сотрудник, перечень вопросов, подлежащих решению, и длительность командировки.

Образец плана командировки

На основании Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившего в законную силу с 08.01.2015, составление командировочного удостоверения перестало быть обязательным и требуется только в том случае, если это прописано в локально-нормативных актах самого предприятия. В данном случае цель командировки в командировочном удостоверении и примеры вы можете посмотреть выше.

Нужно ли составлять?

Трудовое законодательство, действующее на территории РФ, устанавливает определенные правила и требования, выдвигаемые по отношению к рабочим поездкам – командировкам.

Данной теме в Трудовом Кодексе РФ посвящено несколько статей, в том числе 166, 167, 168. Информация о рабочих поездках присутствует также в Налоговом законодательстве.

В командировочном плане отражаются цели, для выполнение которых трудящийся отправляется в рабочую поездку.

Следует отметить, что документ указанного образца не относится к категории обязательных. Из этого можно сделать вывод, что план оформляется по усмотрению руководителя предприятия.

Цель поездки может указываться в приказе, на основании которого работник направляется работодателем в командировку.

В общих чертах можно сказать, что план и программа командировки предназначены для облегчения работы сотрудника в поездке.

Для того чтобы должным образом выполнить свои обязанности, ему достаточно придерживаться определенного руководителем порядка действий.

План работы в командировке особенно удобен в ситуациях, когда целей и задачи поездки несколько.

В таких случаях воспринимать информацию значительно проще.

В последующем работодатель не имеет права потребовать отчета о выполнении работы, не указанной в плане.

Важно отметить, что необходимость оформления данного документа для отдельных категорий трудящихся граждан отражена в приказе МВД РФ №1150, Росимущества №51, Судебного департамента № 152.

Для остальных категорий работников информация о необходимости составления плана должна указываться в локальных актах предприятия.

Как оформить рабочую программу и график работы?

Программа и график работы в командировке разрабатывается руководителем командированного сотрудника или лицом, назначенным в качестве ответственного.

Технология оформления бумаги указанного характера в каждой компании может использоваться своя. Информация по этому поводу должна отражаться в распорядительной документации предприятия.

В большинстве случаев все работодатели отражают стандартные данные. В ситуации с планом рабочих поездок в качестве таковых выступают следующие сведения:

  • длительность командировки, дата ее начала и окончания;
  • местность, в которую отправляется командированный сотрудник;
  • сведения о принимающей стороне – наименование фирмы, находящейся в другой местности;
  • цели служебной поездки – их может быть неограниченное количество;
  • должность работника, отправляющегося в служебную поездку, его инициалы;
  • основная часть.

Основная часть может быть оформлена в виде таблицы со следующими названиями колонок:

  • вопросы/мероприятия/задачи, подлежащие исполнению/выполнению во время нахождения трудящегося в рабочей поездке;
  • срок выполнения задания/мероприятия или решения вопроса, продолжительность времени, на это отведенного;
  • результат, ожидаемый вследствие выполнения поставленной задачи, мероприятия и т.д..

После таблицы должна располагаться подпись руководителя, подготовившего программу. Указывается дата оформления.

После этого с содержимым документа ознакамливается сотрудник, для которого составлен план. При отсутствии вопросов он оставляет в документе свою подпись.

Краткий пример для менеджера по продажам

Примерная структура плана командировки для менеджера по продажам может выглядеть следующим образом:

ПЛАН

командировки

  • Длительность рабочей поездки — 5 дней. С 10 по 14 ноября 2018 года.
  • Принимающая сторона – компания «Торговые сети», город Санкт-Петербург, улица Ленинская, строение 4.
  • Цель командировки – заключение договора на поставку продукции.
  • Командированный сотрудник – менеджер по продажам – Анисимова Людмила Сергеевна.
  • Содержание рабочей поездки

Мероприятие, подлежащее выполнению

Длительность выполнения

Желаемый результат

Встреча с поставщиком для обсуждения деталей сотрудничества

1 день

Принятие единого решения

Заключение договора на поставку

1 день

Подписание необходимой документации

Руководитель предприятия: Саленко А.Е., подпись

С планом командировки ознакомлен: Анисимова Л.С., подпись

Цель командировки: примеры формулировок

Цель командировки — это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием. КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Получить доступ

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

  • приказ директора фирмы;
  • командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
  • служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
  • принятые по ученическому договору;
  • участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

  • женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
  • граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
  • инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
  • граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
  • родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

  • заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
  • представление интересов на судебном заседании;
  • ведение переговоров с контрагентами;
  • присутствие на научной конференции и представление доклада;
  • обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

  • инвентаризация;
  • проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

«убываю в командировку с целью…»

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

  • для участия в переговорах;
  • для презентации продукта;
  • для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

  • установка устройства или изделия;
  • наладка его работы;
  • обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
  • тестирование работы аппаратов;
  • сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
  • осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.

Цель командировки – примеры оформления для водителей, директоров и менеджеров

Примеры формулировок цели командировки известны каждому, кому приходилось решать рабочие проблемы в другом городе. Однако иногда всё же появляются вопросы – что можно, действительно, назвать официальной целью в командировочную поездку, а что нет. С точки зрения российского законодательства, любую поездку в другой город или страну, которая необходима для выполнения служебного задания, данного руководителем, можно назвать командировкой. При этом сохранение рабочего места и заработной платы является основным условием.

На основании трудового кодекса все расходы, которые будут связаны с поездкой сотрудника в другой город или страну, необходимо отнести к хозяйственным нуждам, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с налогообложением. Стоит уточнить, что поездка становится командировкой только после того, как непосредственное начальство подпишет распорядительные документы.

Цели командировок:

  • Обмен опытом среди сотрудников разных предприятий;
  • Заключение договора на поставку оборудования или какого-либо сырья;
  • Участие в конференции с докладом;
  • Принятие участия в судебном разбирательстве с другим предприятием;
  • Аналитические мероприятия для улучшения работы компании;
  • Решение юридических и правовых споров;
  • Маркетинговые исследования, которые помогут предприятию выйти на новый уровень развития.

Данные примеры можно отнести к общим целям для командировочных поездок. Часто имеются даже четкие графики таких поездок. Обычно это связано с тем, что у фирмы есть необходимость регулярно проверять и контролировать работу своих филиалов. Таким образом, у некоторых сотрудников большая часть работы проходит не на основном своем месте.
Однако есть еще и частные, профильные случаи:

  • Провести поезду для оценки условий труда;
  • Обслуживание оборудования по договору;
  • Проведение проверок вне плана в филиалах.

Данная работа может выполнятся только теми сотрудниками, которые имеют соответствующую специализацию.

Кого посылать в командировки

Отправить в рабочую поездку можно только того человека, который подписывал договор с предприятием и имеет трудовые с ними обязательства. Связано это с тем, что человек даже в командировке должен получать свою заработную плату, это обязанность фирмы. То есть, любой сотрудник, который находится в штате компании, может быть отправлен в командировку при необходимости.

Работодателю всегда нужно помнить, что некоторые сотрудники не могут быть направлены в деловую поездку согласно трудовому кодексу:

  • Беременные женщины;
  • Те работники, которые подписывали с предприятием ученический договор;
  • Лица, которым еще не исполнилось 18 лет;
  • Сотрудники, которые участвуют в выборах и баллотируются на какую-нибудь должность.

Некоторые сотрудники вправе отказаться от поездки. Такое право распространяется на следующие категории граждан:

  • Матери, у которых есть дети до 3 лет;
  • Граждане, которые в одиночку воспитывают детей до пяти лет;
  • Сотрудники, у которых есть дети инвалиды или родственники, требующие ухода;
  • Работники-инвалиды или люди, работающие на особых условиях.

Главный бухгалтер

Иногда в поездки направляют главного бухгалтера. Стоит отметить, что бухгалтер на любом предприятии – это финансово ответственное лицо. Ведь именно этот человек ведет отчет по финансам, денежным и имущественным делам. Поэтому можно сказать, что сотрудник просто привязан к своему месту работу. Если же его отправляют в командировку, то оформляется трудовой договор по совместительству. Особенно это важно сделать в том случае, если работник уезжает более чем на один месяц.

Цели для такой рабочей поездки главного бухгалтера предприятия могут быть следующие:

  • Проверка отчетности и бухгалтерии в филиале предприятия;
  • Создание новой базы данных на предприятии, которое открылось совсем недавно;
  • Принятие дел. Такое происходит в том случае, если бухгалтера переводят на новую должность в другой город. Первое время ему потребуется поездить на предприятие, чтобы перенять все документы и вникнуть в курс дела;
  • Повышение квалификации. Обучение или поездка на конференцию может в значительной мере поднять профессионализм бухгалтера, что в дальнейшем поможет ему грамотно вести отчетность.

Данный пункт несколько сложнее остальных, ведь должность водителя часто и так предполагает разъездную работу, а это значит, что такие поездки нельзя назвать командировками. Однако, это работает только на определенной местности. Если же водителю необходимо отвести своего непосредственного начальника в другой регион, то это уже считается командировкой.

В том случае, если водителю требуется уехать в другой город более чем на один день для проверки своего транспортного средства, это также оформляется как командировка. Ведь содержание машины в надлежащем качестве – это его прямые обязанности по трудовому договору.

Важно! Стоит отметить, что правила оформления командировки для водителей грузовых транспортных средств не будет отличаться. Единственное, что целью будет перевозка и доставка различных грузов.

Нюансы

Для того, чтобы человек был направлен в командировку, необходимо учитывать некоторые нюансы:

  • Причина поездки должна быть четко изложена в приказе, а затем прописана в командировочном удостоверении. Вы можете посмотреть образец заполнения в интернете;
  • Фирма должна помнить, что поездка не может длиться более 40 дней. Сроки прописываются заранее. Человек не может отправляться в деловую поездку на неопределенный срок;
  • Если командировка длится более одного месяца, то по просьбе сотрудника ему перенаправляется его заработанная плата. Делается это за счет организации;
  • Компания возмещает своему работнику все расходы, которые связанны с проездом и съемом жилья. В некоторых случаях оплачиваются траты, связанные с тем, что работник находится не по своему месту жительства;
  • Командировкой считается та поездка, где сотрудник уезжает в другой регион относительно своей постоянной работы, а не места жительства. То есть, если вы живете в Санкт-Петербурге, но работаете при этом в Москве, поездка в Петербург будет считаться командировкой, несмотря на то, что по факту вы едете домой.

Важно помнить, что когда вы устраиваетесь на работу, вы автоматически соглашаетесь на то, что вас могут отправить в деловую поездку в другой город или даже страну.

Некоторые этапы рабочего процесса требуют личного присутствия человека с другого предприятия со служебным заданием на несколько дней. Такие трудовые и партнерские взаимоотношения между организациями называют командировками и имеют свои цели.

Что признавать, а что – нет под служебными целями отбытия подчиненного, можно узнать из действующего Постановления российского Правительства № 749 от 13.10.2008 года.

В нормативе подробно изложены все правила и требования к кадровой работе в отношении направлений подчиненных в командировочные поездки, в том числе и определяется понятие «цель командировки».

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена массовых сокращений многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • его табельный номер;
  • должность;
  • подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
  • цели и задачи путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
  • место назначения.

К приказу прилагается документ – основание командировки (служебная записка или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

— 700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.

— 2500 руб. в день – при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок — «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

  • почему не удалось выполнить служебное задание,
  • каков результат поездки,
  • чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

  1. Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
  2. Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
  3. Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Командировка руководящих кадров

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

  • проведения ключевых переговоров с партнерами,
  • участия в официальных мероприятиях,
  • установления контактов с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

  • проведение переговоров с ООО «Комплект»;
  • демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
  • участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
  • проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
  • участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
  • выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
  • обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
  • повышение профессионального уровня;
  • ознакомление с новыми технологиями.

Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:

  • подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.;
  • участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске;
  • проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.

При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.

Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:

  1. Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.

Планируемый результат:

  • установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
  • довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
  • договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.

2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.

Планируемый результат:

  • Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант);
  • Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).

По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.

Деловые поездки менеджеров по продажам

Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.

Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

Основное служебное задание может звучать следующим образом:

  • проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
  • заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»;
  • расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
  • участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
  • обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
  • обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
  • организация и проведение семинара «Успешная работа».

«Заключение контракта на поставку товара» — наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

  • встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
  • визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
  • переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
  • встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

  • проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
  • контроль за работой филиала компании,
  • участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
  • предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.