Должностная инструкция
специалиста по работе с документами

1 Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО «Трест» (далее предприятие).
1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела.
1.4 Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— установленными на предприятии нормами и правилами;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
— настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;
— положением об административном отделе.
2 Должностные обязанности
Специалист обязан:
2.1 Осуществлять подготовку необходимых документов.
2.2 Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
2.3 Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
2.4 Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
2.5 Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
2.6 Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
2.7 Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
2.8 Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
2.9 Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать:
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— документы менеджмента качества.

4 Права

Специалист имеет право:
4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).
4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев
Согласовано:
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Должностная инструкция специалиста по административно-хозяйственному обеспечению (офис-менеджера)

(профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности»)

1. Общие положения

1.1. Для работы специалистом по административно-хозяйственному обеспечению принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года).
1.2. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению должен знать:
1) локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
2) рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
3) правила деловой переписки;
4) правила делового этикета;
5) основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение;
6) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
7) структуру организации;
8) рынок поставщиков товаров и услуг в рамках выполнения задач по созданию оптимальных условий труда;
9) принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
10) основы договорной работы;
11) порядок заключения договоров;
12) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
13) условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
14) порядок заключения договоров;
15) законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, защиты прав потребителя, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
16) санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
17) стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
18) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
19) правила складского учета;
20) правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;
21) структуру и принципы организации документооборота с подразделениями организации, ведущими бухгалтерский учет;
22) правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;
23) порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;
24) стандарты и технические условия на хранение ТМЦ;
25) правила проведения инвентаризации;
26) порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций;
27) основы законодательства Российской Федерации в вопросах оформления первичных учетных документов, ведения складского учета, проведения инвентаризаций, по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности;
28) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
29) стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию ТМЦ;
30) ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
31) порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
32) основы законодательства Российской Федерации в вопросах материально-технического обеспечения, оформления первичных учетных документов, гарантийного и сервисного обслуживания, защиты прав потребителя;
33) базовые основы информатики;
34) …………..
1.3. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению должен уметь:
1) определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
2) формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
3) составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
4) использовать средства коммуникации;
5) вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
6) организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
7) составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
8) классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
9) вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
10) вести деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
11) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;
12) оценивать состояние ТМЦ;
13) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
14) оформлять первичные документы бухгалтерского учета;
15) формировать и актуализировать систему учетно-отчетной документации по движению (приходу, расходу) ТМЦ;
16) применять правила проведения инвентаризации;
17) работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
18) определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
19) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
20) составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
21) работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг, а также сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
22) составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
23) ………….. (другие требования к необходимым умениям)
1.4. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению в своей деятельности руководствуется:
1) ………….. (наименование учредительного документа)
2) Положением о ………….. (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4)………….. (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые
функции по должности)
1.5. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению подчиняется непосредственно ………….. (наименование должности руководителя)
1.6. ………….. (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда:
2.1.1. Определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.
2.1.2. Организация процесса закупки и приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда.
2.1.3. Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг для создания оптимальных условий труда.
2.1.4. Организация работы складского хозяйства организации и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), используемых для создания оптимальных условий труда.
2.1.5. Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния.
2.2. ………….. (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет прием заявок на товары и услуги для создания оптимальных условий труда;
2) определяет качественные и количественные потребности работников в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисного оборудования;
3) проводит анализ соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;
4) подготавливает данные для выбора поставщика товаров и услуг;
5) подготавливает план поставки по заявкам на товары и услуги;
6) формирует заказ поставщику товаров и услуг;
7) производит отправку заявки поставщику товаров и услуг;
8) составляет сводные учетные и отчетные документы по определению потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ рынка товаров и услуг, соответствующих потребностям организации;
2) организует отбор поставщиков с применением конкурентных способов закупки;
3) подготавливает документацию для проведения процедур выбора поставщиков и закупки;
4) сопровождает процедуру заключения контрактов на поставку товаров и предоставление услуг;
5) осуществляет систематизацию и обобщение информации о заключенных договорах;
6) ведет реестр договоров на поставку товаров и оказание услуг;
7) ведет базу поставщиков товаров и услуг;
8) проводит мониторинг цен на приобретаемые товары и услуги;
9) проводит работу с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат;
10) составляет сводные учетные и отчетные документы о фактах хозяйственной деятельности организации в части заказа поставки и использования товаров и услуг, состояния рынка товаров и услуг.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) отслеживает сроки проведения оплаты в соответствии с заключенными договорами, в том числе оферты;
2) контролирует соблюдение и исполнение условий договоров поставки товаров или предоставления услуги;
3) контролирует соблюдение условий предоставления первичной документации;
4) осуществляет приемку поставляемых товаров и услуг в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами;
5) проверяет соответствие поставляемых товаров заявленным маркировкам и характеристикам, а также их количественного и качественного соответствия;
6) проводит оценку качества оказываемых услуг;
7) оформляет принятые товары и услуги в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами первичной отчетной документации;
8) оформляет отчетные документы в соответствии с требованиями для контрагентов и подразделений бухгалтерского учета;
9) ведет работу с поставщиками по устранению допущенных нарушений условий договоров;
10) взаимодействует с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров;
11) осуществляет актуализацию базы поставщиков товаров и услуг с точки зрения их благонадежности.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) организует разгрузку и доставку товаров на места хранения;
2) организует хранение ТМЦ;
3) создает условия для безопасного хранения и сохранности складируемых ТМЦ;
4) составляет базу складского учета;
5) вносит в базу складского учета данные на основании оформленных в установленном законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами организации порядке и исполненных первичных, отчетных и учетных документов;
6) определяет качественное состояние поступающих на склад и хранящихся на складе ТМЦ, их годность или негодность к использованию;
7) ведет учет остатков хранящихся на складе ТМЦ;
8) ведет учет движения ТМЦ;
9) проверяет фактическое наличие ТМЦ;
10) производит списание пришедших в негодность хранящихся ресурсов в соответствии с нормами;
11) осуществляет подготовку к утилизации пришедших в негодность или не требующих дальнейшего использования ТМЦ;
12) организует выдачу ТМЦ в соответствии с нормами и регламентами, внесение соответствующих записей в систему учета;
13) контролирует расходование и использование ТМЦ;
14) оформляет материальные отчеты, отражающие движение ТМЦ;
15) представляет в бухгалтерию организации материальные отчеты, отражающие движение ТМЦ;
16) проводит инвентаризацию ТМЦ;
17) составляет сводные учетные и отчетные документы о ТМЦ, об их движении, использовании и состоянии.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) проводит оценку технического состояния мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
2) производит прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
3) определяет качественные и количественные затраты, необходимые в рамках сервисного обслуживания или для устранения неисправностей мебели, офисного и бытового оборудования;
4) определяет целесообразность проведения сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;
5) оформляет техническое заключение о состоянии мебели или оборудования для определения их дальнейшего использования или принятия решения о списании с баланса организации;
6) контролирует сроки гарантии и сервисного обслуживания мебели и оборудования;
7) организует сервисное обслуживание или ремонт мебели, офисного и бытового оборудования;
8) осуществляет приемку выполненных работ по ремонту или сервисному обслуживанию мебели, офисного и бытового оборудования.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. ………….. (другие обязанности)
3.2. ………….. (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

4.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.) соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. ………….. (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ………….. (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности», утвержденного Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N 49н, с учетом ………….. (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается ………….. (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. …………..

Необходимость в АХО

На небольших предприятиях с малой численностью работников и объемами производимой продукции или исполняемых работ функции работников АХО могут исполнять офис-менеджеры и секретари. Организациям среднего размера обычно также не требуется служба АХО, её расшифровка известна каждому студенту экономического факультета. На этих предприятиях все вопросы по обеспечению нормальной работы фирмы исполняет заведующий хозяйством.

Полноценный хозяйственный административный отдел существует только на больших предприятиях, где численность работников настолько велика, что один человек просто не может обеспечить функционирование различных подразделений в нормальном режиме.

Множество функций исполняет АХО. Расшифровка этой аббревиатуры указывает на главные вопросы, которые имеются в компетенции работников подразделения. Они разрешают разные задачи хозяйственного характера, то есть обеспечиватют функционирование различных отделов компании. В ведении работников хозяйственного административного отдела находится:

  1. Своевременное обеспечение фирмы разными материальными ценностями, которые используются для работы работников организации.
  2. Организация учета, хранения, выдачи разных ценностей, покупаемых для нужд предприятия.
  3. Организация полноценного обслуживания различных помещений компании, контроль над исполнением этого обслуживания, устранение недостатков.
  4. Поиск организаций и оформление с ними договоров на оказание коммунальных услуг, обслуживание сетей связи, электрических сетей.
  5. Своевременный ремонт помещений фирмы, разного ее имущества.
  6. Контроль за выполнением правил противопожарной безопасности.
  7. Обеспечение нужной охраны имущества компании.
  8. Обеспечение технических и материальных потребностей при встречах делегаций, проведении совещаний прочих компаний для проведения переговоров.
  9. Организация благоприятных условий для работы и отдыха сотрудников, предусмотренного законодательством.
  10. Материальная ответственность за ТМЦ, которые были получены. Некоторые из перечисленных функций можно отдать другим подразделениям или исполняться вместе с ними. К примеру, охрана имущества и порядка в организации может иметься в компетенции службы безопасности.

Структура отдела

Во главе подразделения имеется руководитель АХО. Обычно, у него есть заместитель, берущий на себя контроль над исполнением части работ и замещает начальника во время отсутствия. В их подчинении имеется еще несколько работников. Рядовой специалист АХО сможет отвечать за определенную область деятельности компании и разрешать одновременно несколько задач вместе со своими коллегами. Список функций как руководителя отела, так и всего коллектива определяет должностная инструкция АХО для каждого сотрудника.

Всю ответственность за исполнение функций отдела на себе несет начальник АХО. Расшифровка данной аббревиатуры встречается в большинстве приказах генерального директора фирмы, так как на подразделение возлагают обширный список обязанностей. Руководитель хозяйственного административного отдела должен не лишь организовать его работу, но и проводить контроль исполнения всех поручений, данных сотрудникам. Начальник АХО подчиняется обычно генеральному директору организации и имеет большое количество полномочий, которые дают ему возможность исполнять поручения руководителя компании. В большинстве организаций он может, действуя от имени генерального директора, решать самостоятельно следующие вопросы:

  1. Оформлять договоры на поставку материальных ценностей и оказание услуг, необходимых организации, с разными сторонними компаниями. Выбор данных фирм и условия сотрудничества при этом находятся полностью в ведении начальника АХО.
  2. Распределять служебные обязанности меж работниками в границах своего отдела и соответственно с правилами трудового распорядка, которые приняты в организации, и должностными инструкциями сотрудников.
  3. Проводить подбор персонала в хозяйственный административный отдел, оценивать качество работы собственных сотрудников.

Материальная ответственность

Работники АХО, в том числе руководителя подразделения, несут за переданные им на временное хранение денежные средства или ценности материальную ответственность. Невзирая на то, что большая часть расчетов с поставщиками проходит сейчас по безналичному расчету, специалисты смогут получать достаточно крупные суммы для того, чтобы приобрести различные материалы. Когда на предприятии есть склад, на котором сберегаются предметы, нужные для осуществления деятельности организации, то работники АХО, которые имеют к нему доступ и отвечают за выдачу другим сотрудникам предприятия ценностей, несут материальную ответственность за него.

Практически всем работникам разных подразделений большой организации приходилось хотя бы раз сталкиваться с аббревиатурой АХО, расшифровка которой каждому. знакома Каждую структурную единицу фирмы с АХО связывают определенные аспекты деятельности:

  1. Производственный отдел. Поставкой оборудования и разных материалов для производства готовой продукции занят обычно отдел снабжения предприятия. Но обеспечивает функционирование приобретенных средств труда хозяйственный административный отдел. Его специалисты контролируют бесперебойную подачей воды и тепла, электроэнергии. В ведении работников АХО есть уборка производственных площадей.
  2. Юридический отдел. Работники данных структур имеются в постоянных контактах меж собой. В юридический отдел на согласование и проверку попадают договоры, планируемые для заключения руководителем АХО. Сотрудники хозяйственного отдела в свою очередь обеспечивают для работы специалистов юридической службы нормальные условия.
  3. Бухгалтерия. Сотрудники АХО перед сотрудниками бухгалтерии отчитываются за денежные средства, выданные им на приобретение материальных ценностей или оплату услуг подрядчиков.

В этой категории можно ознакомиться с образцами должностных инструкций АХО и примерами их заполнения в году.